چه چیزی در یک رئیس کنفرانس باید به دنبال آن باشید؟

وظایف اصلی رئیس کنفرانس

نقش‌ها و مسئولیت‌های کلیدی از برنامه‌ریزی تا اجرا

رئیس کنفرانس تقریباً همه چیز را در مورد برگزاری یک رویداد برعهده دارد، از ابتدا که مشخص می‌کند چقدر پول نیاز داریم و محل برگزاری رویداد را انتخاب می‌کند تا نوشتن گزارش‌ها پس از پایان رویداد. اکثر افراد حوزه کنفرانس‌ها به سه مرحله اصلی مهم اشاره می‌کنند. ابتدا جلسات طولانی‌ای برگزار می‌شود که معمولاً بین ۱۲ تا ۱۸ ماه قبل از کنفرانس و پیش از آنکه کسی بداند کنفرانس درباره چیست، صورت می‌گیرد. سپس در فواصل زمانی منظم، پیشرفت برنامه‌ها و دعوت سخنرانان بررسی می‌شود که معمولاً حدود شش ماه قبل از روز اصلی انجام می‌شود. و در نهایت، تصمیم‌گیری‌های سریع در حین اجرای واقعی رویداد اتخاذ می‌شود. یکی از بزرگترین دردهای کار، همکاری نزدیک با فردی است که مسئول مدیریت امور مالی است تا بودجه رعایت شود؛ که برای کنفرانس‌های علمی متوسط، این رقم معمولاً حول و چوب ۱۲۰,۰۰۰ دلار است. رئیس کنفرانس همچنین باید به محتوای ارائه‌شده نظارت داشته باشد و با سازمان‌دهندگان برنامه همکاری کند تا اطمینان حاصل کند که مطالب کافی و جالبی وجود دارد، بدون آنکه از دید قرار دهد شرکت‌کنندگان واقعاً لذت می‌برند یا نه.

رهبری مؤثر جلسات برای اطمینان از موفقیت رویداد

رئیسان موثر با استفاده از تاکتیک‌های اثبات‌شده، جلسات برنامه‌ریزی را به نتایج قابل اجرا تبدیل می‌کنند:

• الگوی دستور جلسه : اختصاص بلوک‌های زمانی ثابت برای به‌روزرسانی‌های فروشنده (15%)، پیشرفت سخنرانان (30%) و تحلیل ریسک (20%)
• حل تعارض : استفاده از سیستم رأی‌گیری «چراغ راهنمایی» برای اولویت‌بندی موضوعات مورد مناقشه در جلسات
• پیش‌مرگی‌ها : اجرای تمرینات سناریوی بدترین حالت ممکن برای اختلالاتی مانند خرابی تجهیزات صوتی-تصویری که در 23% از رویدادهای ترکیبی رخ می‌دهد

تصمیم‌گیری تحت فشار در طول جلسات زنده

در طول کنفرانس جهانی آب‌وهوای 2023، روسای جلسات 18 مشکل بزرگ را به صورت همزمان حل کردند که شامل لغو ناگهانی سخنرانان و خرابی سیستم ثبت‌نام می‌شد. بهترین شیوه‌های اجرا شامل حفظ یک تیم پاسخگویی سریع سه نفره، تأیید پیش‌روی انعطاف‌پذیری 10 درصدی بودجه برای شرایط اضطراری و اجرای پروتکل تصمیم‌گیری 90 ثانیه‌ای برای مسائل فوری است.

مطالعه موردی: وضوح رهبری در یک کنفرانس بزرگ آکادمیک

در کنگره بین‌المللی اخلاق هوش مصنوعی (2024)، رئیس کنفرانس با فعال‌سازی پروتکل بی‌طرفی در عرض چهار دقیقه، یک اختلاف نظر سخنرانی را مدیریت کرد، پرسش‌وپاسخ را به انجمن‌های مجازی موازی هدایت نمود (که 47٪ از شرکت‌کنندگان را درگیر کرد) و روز بعد گزارشی شفاف منتشر کرد — که موجب رضایت 87٪ از شرکت‌کنندگان شد.

مدیریت قالب‌های ترکیبی و مجازی به عنوان بخشی از وظایف اصلی

رئیسان ترکیبی اکنون 35٪ از زمان آماده‌سازی خود را به یکپارچه‌سازی فناوری اختصاص می‌دهند و نیازمند دو پروتکل تمرین مجدد برای سخنرانان حضوری و دوری، تخصیص پهنای باند ذخیره (حداقل 25٪ بیشتر از مصرف پیش‌بینی‌شده) و داشبوردهای زمان واقعی هستند که تعامل هر دو مخاطب را همزمان پایش می‌کنند.

مهارت‌های ضروری برای ریاست مؤثر در کنفرانس

مهارت‌های ارتباطی و تسهیل‌گری برای جریان روان جلسات

صندلی‌های برجسته با ترکیب شنیدن فعال و راهنمایی کلامی شفاف، به حفظ حرکت جلسه کمک می‌کنند. یک مطالعه تسهیل در سال 2023 نشان داد که افراد هدایت‌کننده‌ای که ایده‌های پیچیده را بازگو می‌کنند، سردرگمی شرکت‌کنندگان را تا ۳۴٪ کاهش می‌دهند. این مهارت زمانی ضروری است که لازم باشد اصطلاحات فنی برای مخاطبانی با سطوح مختلف تخصص ترجمه شوند یا بحث‌های گروهی مدیریت شوند.

مدیریت زمان و پایبندی دقیق به برنامه

صندلی‌های برتر از چارچوب‌های ساختاریافته برای رعایت زمان‌بندی استفاده می‌کنند:

صندلی‌هایی که "توقف‌های سخت" را اجرا می‌کنند، در ۸۹٪ از رویدادهای شرکتی اعتبار خود را حفظ می‌کنند، طبق معیارهای صنعتی.

تعادل‌گذاری در مشارکت و حفظ نظم در گروه‌های متنوع

مجریان با تجربه از پرسش‌های مستقیم («دکتر لی، دیدگاه شما در این مورد چیست؟») برای درگیر کردن شرکت‌کنندگان خاموش‌تر و همچنین مدیریت دیپلماتیک سخنرانان پرحرف استفاده می‌کنند. در محیط‌های ترکیبی، نظارت دو مسیره — هدایت همزمان گفت‌وگوی روی صحنه و مشارکت‌های چت — منجر به رضایت بیشتر می‌شود؛ به طوری که 72 درصد از شرکت‌کنندگان در یک مطالعه اخیر گزارش داده‌اند که احساس شمولیت بیشتری داشته‌اند.

استفاده از ابزارهای دیجیتال برای بهبود کنترل جلسه در زمان واقعی

مجریان امروزی از پلتفرم‌هایی استفاده می‌کنند که رأی‌گیری فوری، صف دست‌درآوردن و اتاقک‌های کاری خودکار را فراهم می‌کنند. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که مجریانی که با دستورات میانبر آشنا هستند، تأخیرهای فناوری را در حین پرسش و پاسخ ترکیبی به میزان 56 درصد کاهش می‌دهند. ابزارهای تحلیل احساسات در زمان واقعی نیز به 68 درصد از مجریان کمک می‌کنند تا سرعت بحث را به صورت پویا تنظیم کنند.

تطبیق سبک ارتباطی برای مخاطبان جهانی و ترکیبی

صندلی‌های مؤثر سرعت صحبت خود را به ۱۲۰ کلمه در دقیقه برای مخاطبان بین‌المللی کاهش می‌دهند و در عین حال لحن صدای خود را حفظ می‌کنند تا تعامل مجازی حفظ شود. یک نظرسنجی جهانی نشان داد که ۸۱٪ از شرکت‌کنندگان ترجیح می‌دهند که هماهنگ‌کنندگان به‌وضوح مشخص کنند پاسخ‌ها باید از طریق چت، صدا یا حرکات فیزیکی ارائه شوند.

ویژگی‌های رهبری که موفقیت کنفرانس را رقم می‌زنند

مهارت‌های فنی مدیریت منطقی را بر عهده دارند، اما ویژگی‌های رهبری تجربیات تحول‌آفرین و ارزش حرفه‌ای پایدار را ایجاد می‌کنند.

هوش هیجانی در مدیریت سخنرانان و پویایی گروه‌های بحث

هوش هیجانی بالا (EQ) به ریاست‌کنندگان کمک می‌کند تا اختلافات تنش‌زا را حل کنند و در عین حال محیط دوستانه را حفظ کنند. یک مطالعه منتشرشده در Harvard Business Review در سال ۲۰۲۳ نشان داد کنفرانس‌هایی که توسط ریاست‌کنندگانی با تمرکز بر هوش هیجانی هدایت شده‌اند، رضایت سخنرانان را ۳۴٪ افزایش داده‌اند. این توانایی به‌ویژه هنگام میانجی‌گری در مناقشات مربوط به زمان‌های ارائه یا جهت‌گیری محتوا ارزشمند است.

تأثیرگذاری بدون تسخیر: تعادل رهبری قوی

صندلی‌های برتر رهبری بحث‌ها را انجام می‌دهند بدون اینکه متخصصان را سایه‌زنی کنند و از آنچه تحقیقات Leading Governance به عنوان «قدرت همکارانه» توصیف می‌کند، استفاده می‌کنند. این رویکرد نسبت به سبک‌های دستوری، مشارکت اعضای هیئت را 28٪ افزایش می‌دهد (آزمایشگاه رهبری استنفورد، 2022). از جملی از تاکتیک‌ها می‌توان به مطرح کردن پیشنهادات به صورت سؤالات باز اشاره کرد («آیا می‌توانیم این زاویه را بیشتر بررسی کنیم؟») و هدایت صحبت‌کنان غالب به سمت افراد خاموش‌تر.

ایجاد اعتماد و اعتبار در میان ذینفعان و شرکت‌کنندگان

اعتماد تصمیم‌گیری را تسریع می‌کند — 92٪ از سازمان‌دهندگان گزارش داده‌اند که تأیید فروشندگان زمانی که ریاست جلسه ثبات و شفافیت نشان دهد، سریع‌تر انجام می‌شود (گزارش رهبری رویداد، 2024). اعتبار از طریق آمادگی کامل، مانند تسلط بر زندگی‌نامه سخنرانان، و قابلیت اطمینان، مانند شروع و پایان به موقع جلسات، به دست می‌آید.

تحلیل اختلاف: هنگامی که رهبری بیش از حد مسلط می‌شود

صندلی‌های بیش از حد دخالت‌گر ممکن است مشارکت‌کنندگان را فاصله دهد. یک مطالعه دلویت نشان داد که ۴۱ درصد از سخنرانان دعوت‌های آینده را رد می‌کنند، پس از تجربه کردن جلسات «مدیریت ریز» شده. علائم هشداردهنده شامل طرد کردن قالب‌های جایگزین یا تغییر یکطرفه برنامه‌های توافق‌شده در میانه رویداد است.

ارزیابی فرد مناسب برای سمت ریاست کنفرانس

ارزیابی تجربه در مدیریت رویدادهای بزرگ یا پیچیده

هنگام بررسی افراد بالقوه به عنوان رهبر رویداد، بیشتر کمیته‌های انتخاب واقعاً به افرادی توجه می‌کنند که قبلاً در جمع‌آوری‌های بیش از ۵۰۰ نفری نقش داشته یا ساختارهای پیچیده چند ردیفه را مدیریت کرده‌اند. یک مطالعه اخیر از مؤسسه رهبری رویداد (Event Leadership Institute) در سال ۲۰۲۳ یافته جالبی داشت. صاحبان جایگاه‌هایی که قبلاً با بحران‌ها روبه‌رو شده بودند، زمانی که در حین رویداد مشکلاتی پیش می‌آمد، تعداد شرکت‌کنندگان ناراضی را حدود ۶۲٪ کاهش می‌دادند. برای درک بهتر توانایی فردی، نحوه مدیریت او در شرایط دشواری مانند مشکلات محل برگزاری، لغو ناگهانی یا مشکلات فنی در قالب‌های ترکیبی را بررسی کنید. به اعدادی مانند تعداد جلساتی که به اتمام رسیده در مقابل برنامه‌ریزی‌شده یا تعداد شرکت‌کنندگانی که در طول رویداد باقی مانده‌اند و زودتر از رویداد خارج نشده‌اند، توجه کنید.

ارزیابی عملکرد گذشته به عنوان رئیس یا رهبر کمیته

بررسی نتایج کمّی حاصل از رویدادهای قبلی، مانند افزایش ۱۸ درصدی حفظ اسپانسرها (EventMB 2023) یا رعایت ۹۵ درصدی زمان‌های شروع جلسات. جمع‌آوری بازخورد از تیم‌های قبلی برگزارکننده درباره اثربخشی تفویض اختیار و سبک حل تعارض — آیا آن‌ها تیم‌ها را توانمند کردند یا وظایف روزمره را بیش از حد کنترل کردند؟

همسو کردن تخصص فرد متقاضی با اهداف کنفرانس و مخاطبان

ریاست کنفرانس‌های پزشکی نیازمند شایستگی‌های متفاوتی نسبت به رهبران نمایشگاه‌های فناوری است. صلاحیت موضوعی افراد را از طریق آثار منتشرشده، سابقه سخنرانی یا نقش‌های رهبری تأیید کنید. برای رویدادهای بین‌المللی، افرادی را اولویت دهید که در ارتباطات بین‌فرهنگی مهارت دارند، به‌ویژه اینکه ۴۳ درصد از شرکت‌کنندگان بین‌المللی گزارش کرده‌اند که سوءتفاهم‌هایی ناشی از شکاف فرهنگی تجربه کرده‌اند (ICCA 2023).

چک‌لیست: ویژگی‌های کلیدی برای ارزیابی روسای بالقوه کنفرانس

برای راهنمایی در مورد تشکیل کمیته‌های متوازن، به راهنمایی‌های استاندارد صنعتی که بر ترکیب تخصص عملیاتی با دیدگاه‌های متنوع تأکید دارند، مراجعه کنید.

‫سوالات متداول‬

وظایف اصلی رئیس کنفرانس چیست؟

وظایف اصلی رئیس کنفرانس شامل بودجه‌بندی، انتخاب محل‌ها، هماهنگی با سازمان‌دهندگان برنامه و اتخاذ تصمیمات لحظه‌ای در حین رویدادها می‌شود.

رئیس کنفرانس چگونه می‌تواند جلسات را به‌طور مؤثر هدایت کند؟

رهبری مؤثر جلسات شامل برنامه‌ریزی دستور جلسه، حل تعارضات و تحلیل پیش‌مرگه برای آماده‌سازی در برابر اختلالات احتمالی است.

چه مهارت‌هایی برای ریاست کنفرانس ضروری هستند؟

مهارت‌های کلیدی شامل ارتباطات، تسهیل‌گری، مدیریت زمان و توانایی تطبیق سبک ارتباطی با مخاطبان جهانی و ترکیبی است.

چه ویژگی‌های رهبری برای یک رئیس کنفرانس موفق لازم است؟

ویژگی‌های رهبری ضروری شامل هوش هیجانی، توانایی تأثیرگذاری بدون تسلط، و ایجاد اعتماد و اعتبار در میان ذینفعان است.

سازمان‌ها چگونه صلاحیت نامزدهای ریاست کنفرانس را ارزیابی می‌کنند؟

سازمان‌ها نامزدها را بر اساس تجربه در مدیریت رویدادهای بزرگ، عملکرد گذشته، انطباق تخصص آن‌ها با اهداف کنفرانس و ویژگی‌های دیگری مانند تصمیم‌گیری سریع و توانایی سازگاری با فناوری ارزیابی می‌کنند.