วิธีเลือกเก้าอี้ประชุมที่คุ้มค่าต้นทุนสำหรับการจัดซื้อขององค์กร

เข้าใจต้นทุนรวมตลอดอายุการใช้งานสำหรับเก้าอี้ประชุม

มากกว่าราคาป้าย: การเสื่อมค่า การบำรุงรักษา และรอบการเปลี่ยนทดแทน

การพิจารณาต้นทุนจริงของสิ่งใดสิ่งหนึ่งนั้นไม่ได้วัดแค่เพียงราคาที่เราจ่ายในตอนเริ่มต้นเมื่อซื้อเท่านั้น สิ่งของจะสึกหรอเร็วขึ้นตามการใช้งาน และค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ จากการซ่อมแซมก็จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ควรพิจารณาว่าเราจำเป็นต้องทำความสะอาดชิ้นส่วนบางอย่างบ่อยแค่ไหน หรือต้องเปลี่ยนชิ้นส่วนที่เสื่อมสภาพบ่อยเพียงใด เมื่อถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนสินค้าทั้งหมด ก็จะมีค่าใช้จ่ายแฝงเพิ่มเติมเข้ามาอีก เช่น เก้าอี้สำนักงานราคาถูกที่อาจใช้งานได้เพียงสองปี จะต้องเปลี่ยนใหม่ประมาณห้าครั้งภายในสิบปี ในทางกลับกัน เก้าอี้เชิงพาณิชย์คุณภาพดีสามารถใช้งานได้มากกว่าสิบปี ซึ่งจากการวิจัยของ Eureka Ergonomic พบว่าสามารถลดค่าใช้จ่ายรายปีลงได้ประมาณครึ่งหนึ่ง การมองในมุมยาวนานแบบนี้จะช่วยประหยัดเงินในระยะยาว และนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่เราเลือกนำมาใช้ในสถานที่ทำงานของเรา

ความทนทานของวัสดุและการรับประกัน: ผ้าหุ้ม เฟรม และกลไกส่งผลต่อต้นทุนรวมใน 5 ปีอย่างไร

สิ่งที่วัสดุที่เราเลือกมีผลอย่างมากต่อต้นทุนในระยะยาว ตัวอย่างเช่น ผ้าผสมโพลีเอสเตอร์ อาจช่วยประหยัดได้ประมาณ 20% ในตอนแรก แต่ต้องทำความสะอาดบ่อยขึ้นถึงสามเท่า เมื่อเทียบกับผ้าสังเคราะห์ที่ทนต่อคราบเปื้อน กรอบโลหะโดยทั่วไปมีอายุการใช้งานนานกว่ากรอบพลาสติกประมาณแปดปี ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนทดแทนได้ราว 34 เปอร์เซ็นต์ ตามการวิจัยจากสถาบันโพนีแมนในปี 2023 อย่างไรก็ตาม การรับประกันก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน โดยเฉพาะกับชิ้นส่วนที่มักเกิดข้อผิดพลาดบ่อย เช่น กลไกเอียง หากระบบการคุ้มครองมีช่องโหว่ ต้นทุนรวมในระยะเวลาห้าปีอาจเพิ่มขึ้นถึงเจ็ดแสนสี่หมื่นดอลลาร์สหรัฐในงานติดตั้งขนาดใหญ่ เนื่องจากการหยุดดำเนินการเพื่อซ่อมแซม ควรเลือกผู้จัดจำหน่ายที่ให้การรับประกันยาวถึงสิบปีสำหรับชิ้นส่วนเคลื่อนไหวที่สำคัญเหล่านี้ เพื่อให้การดำเนินงานราบรื่นตลอดอายุการใช้งาน โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากเกินไป

เพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อเก้าอี้ประชุมแบบจำนวนมาก

ปริมาณขั้นต่ำที่เปิดสิทธิ์ในการลดราคาตามชั้นและประหยัดค่าขนส่ง

การซื้อสินค้าในปริมาณมากโดยทั่วไปมักหมายถึงการได้รับราคาที่ดีกว่า เนื่องจากผู้จัดจำหน่ายส่วนใหญ่มีโครงสร้างราคาแบบชั้นบันได เมื่อมีการสั่งซื้อประมาณ 25 รายการขึ้นไป โดยทั่วไปจะได้รับส่วนลดต่อรายการประมาณ 5 ถึง 7 เปอร์เซ็นต์ อย่างไรก็ตาม ส่วนลดจะเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญเมื่อสั่งครบ 100 หน่วยหรือมากกว่านั้น โดยสามารถประหยัดได้ถึง 15 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ สิ่งที่ทำให้การลดต้นทุนเหล่านี้คุ้มค่ามากยิ่งขึ้นคือการรวมเข้ากับกลยุทธ์การจัดส่งที่ชาญฉลาดกว่า เช่น การบรรจุสินค้าทั้งหมดไว้ด้วยกันในการจัดส่งแบบเต็มรถบรรทุก แทนที่จะส่งเป็นล็อตเล็กๆ แยกกัน ซึ่งสามารถลดค่าใช้จ่ายด้านการขนส่งได้เกือบครึ่งหนึ่ง ยกตัวอย่างเช่น การจัดส่งเฟอร์นิเจอร์ การส่งเก้าอี้สำนักงาน 200 ตัวพร้อมกันในรถบรรทุกขนาดใหญ่คันเดียว จะช่วยหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่คำนวณตามขนาดพัสดุ และยังประหยัดเงินจากการจัดการหลายขั้นตอนระหว่างการขนส่ง ควรตรวจสอบเสมอว่าผู้จัดจำหน่ายกำหนดยอดสั่งซื้อขั้นต่ำเท่าใดก่อนสรุปดีลต่างๆ เพราะการรู้ข้อกำหนดเหล่านี้ตั้งแต่ต้นจะช่วยให้สามารถเจรจาต่อรองอัตราที่ดีกว่าและจัดการการจัดส่งได้อย่างราบรื่นมากขึ้นในอนาคต

ผู้ผลิตโดยตรง เทียบกับ ตัวแทนจัดจำหน่ายอย่างเป็นทางการ: การสร้างความสมดุลระหว่างระยะเวลาการรอสินค้า การปรับแต่งตามความต้องการ และส่วนต่างกำไร

เมื่อบริษัทต่างๆ กำลังตัดสินใจว่าจะจัดหาผลิตภัณฑ์จากที่ใด พวกเขามักพิจารณาปัจจัยหลักสามประการ ได้แก่ เวลาที่ต้องการสินค้า ระดับของการปรับแต่งที่ต้องการ และแน่นอนคือต้นทุนโดยรวม การสั่งซื้อโดยตรงจากผู้ผลิตสามารถประหยัดได้ระหว่าง 15 ถึง 30 เปอร์เซ็นต์ เมื่อเทียบกับตัวเลือกอื่นๆ และยังสามารถเข้าถึงฟีเจอร์พิเศษ เช่น ที่นั่งแบบปรับแต่งแบรนด์เฉพาะ หรือการปรับด้านสรีรศาสตร์ให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมการทำงานเฉพาะเจาะจงได้ อย่างไรก็ตาม ก็มีข้อจำกัดเช่นกัน ผู้ผลิตรายใหญ่ส่วนใหญ่ต้องใช้เวลาประมาณ 8 ถึง 12 สัปดาห์ กว่าจะสามารถจัดส่งสินค้าที่ปรับแต่งแล้วได้ และมักกำหนดยอดสั่งซื้อขั้นต่ำที่สูงกว่าที่ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการ ในทางกลับกัน การสั่งซื้อผ่านตัวแทนจำหน่ายที่ได้รับอนุญาตจะทำให้ได้รับสินค้าเร็วกว่ามาก โดยทั่วไปภายใน 2 ถึง 4 สัปดาห์ และสามารถสั่งซื้อในปริมาณน้อยได้โดยไม่ต้องกดดันให้ซื้อจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม ความสะดวกนี้มาพร้อมกับราคาที่มักสูงกว่าการซื้อโดยตรงถึง 20 ถึง 35 เปอร์เซ็นต์ สำหรับสถานการณ์ที่เวลาเป็นสิ่งสำคัญ ตัวแทนจำหน่ายช่วยลดปัญหาด้านห่วงโซ่อุปทานได้อย่างชัดเจน แต่เมื่อต้องจัดการกับคำสั่งซื้อขนาดใหญ่ที่ต้องการการปรับแต่งมาก การรอคอยการจัดส่งจากผู้ผลิตโดยตรงที่ใช้เวลานานกว่า มักเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผลแม้จะมีความล่าช้าก็ตาม แนวทางที่ชาญฉลาดควรพิจารณาให้ลึกลงไปกว่าแค่ราคาที่แสดงไว้ ควรคำนึงถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมต่างๆ เช่น ค่าจัดส่งด่วน หรือค่าปรับแต่งพิเศษ ขณะเปรียบเทียบผู้จัดจำหน่ายต่างๆ เพื่อหาจุดสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความเร็ว คุณภาพ และมูลค่าโดยรวม

เจรจาต่อรองอย่างมีกลยุทธ์กับผู้จัดจำหน่ายเก้าอี้ประชุม

ใช้ประโยชน์จากข้อเสนอการแข่งขัน เงื่อนไขการชำระเงิน และบริการเสริม (การประกอบ การขนส่ง การคืนสินค้า)

ทักษะการเจรจาต่อรองที่ดีสามารถเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อจากแค่การซื้อสินค้าธรรมดา ให้กลายเป็นสิ่งที่มีคุณค่ามากขึ้นสำหรับธุรกิจ ขั้นตอนแรกคือการขอใบเสนอราคาจากผู้จัดจำหน่ายหลายราย โดย ideally ควรขอประมาณสามถึงสี่ราย ซึ่งจะช่วยให้ผู้ซือมีอำนาจต่อรองที่แท้จริง และมักนำไปสู่การประหยัดได้ประมาณ 10% ไปจนถึง 20% เมื่อสั่งซื้อในปริมาณมาก ขณะพูดคุยกับผู้ขาย อย่าเพียงเน้นที่ต้นทุนของแต่ละรายการเท่านั้น ต้องพิจารณาเงื่อนไขการชำระเงินด้วย เช่น บางบริษัทเสนอเงื่อนไขการชำระเงินภายใน 60 วันแทนที่จะเป็น 30 วัน ซึ่งช่วยบริหารสภาพคล่องทางการเงินได้ดีขึ้น อีกทั้งบางรายอาจให้ส่วนลดเล็กน้อยหากชำระเงินเร็ว เช่น ลดยอดรวมประมาณ 2% หากเงินมาถึงภายในสิบวันทำการ นอกจากนี้ ควรสังเกตประโยชน์เพิ่มเติมอื่น ๆ ด้วย การที่ชิ้นส่วนถูกประกอบเข้าด้วยกันก่อนจัดส่ง อาจช่วยประหยัดค่าแรงได้มาก บางครั้งลดต้นทุนด้านนี้ลงได้เกือบหนึ่งในสาม การปรับปรุงโลจิสติกส์ก็มีผลต่อต้นทุนการขนส่งในระยะยาวเช่นกัน ต้องแน่ใจว่าผู้จัดจำหน่ายจะเปลี่ยนสินค้าเสียหายให้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายตราบใดที่ยังอยู่ในระยะเวลารับประกัน การสร้างความสัมพันธ์ในลักษณะนี้จะนำไปสู่ข้อตกลงที่ดีกว่าในอนาคต และช่วยควบคุมต้นทุนดำเนินงานให้อยู่ในระดับที่จัดการได้ โดยไม่ต้องแลกกับคุณภาพ

ให้ความสำคัญกับการออกแบบที่เน้นคุณค่า: สรีรศาสตร์ ความทนทาน และการสอดคล้องกับงบประมาณ

เมื่อเลือกเก้าอี้สำหรับการประชุมที่มีความทนทานใช้งานได้นาน ควรพิจารณาความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความสบาย ความแข็งแรงทนทาน และงบประมาณที่เรามีอยู่ เก้าอี้ที่ดีควรมีคุณสมบัติ เช่น ที่นั่งปรับระดับได้เพื่อให้ผู้ใช้งานรู้สึกสบาย แผ่นพนักพิงรูปโค้งที่ช่วยรองรับส่วนเอวและลดอาการปวดหลังส่วนล่าง รวมถึงฐานที่มั่นคง ไม่สั่นหรือโยกเอนเวลาเอนตัวไปด้านหลัง คุณสมบัติเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องนั่งประชุมระยะยาว ซึ่งมักเริ่มรู้สึกง่วงนอนอยู่แล้ว เก้าอี้ที่ผลิตจากวัสดุคุณภาพ เช่น ฟองน้ำบุที่มีความยืดหยุ่น โครงโลหะที่แข็งแรง และผ้าหุ้มที่ทนต่อคราบกาแฟ มักมีอายุการใช้งานยาวนานกว่าเก้าอี้รุ่นราคาถูกถึง 40% ถึง 60% ซึ่งหมายความว่าจะลดความจำเป็นในการเปลี่ยนเก้าอี้ที่พังในอนาคต และช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ควรเลือกเก้าอี้ที่ได้รับการรับรองตามมาตรฐาน ANSI/BIFMA เป็นพื้นฐาน แต่ไม่ควรซื้อฟังก์ชันเสริมที่ไม่มีใครใช้งานจริงเพียงเพราะฟังก์ชันนั้นฟังดูน่าประทับใจ การซื้ออย่างชาญฉลาดจะช่วยให้ทุกคนรู้สึกพอใจและสบายตัว ขณะเดียวกันก็ไม่สิ้นเปลืองเงินไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น

คำถามที่พบบ่อย

ต้นทุนการเป็นเจ้าของ (TCO) สำหรับเก้าอี้ประชุมคืออะไร

ต้นทุนการเป็นเจ้าของ (TCO) สำหรับเก้าอี้ประชุมรวมถึงต้นทุนเริ่มต้น รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษา การเสื่อมค่า และรอบการเปลี่ยนทดแทนตลอดอายุการใช้งานของเก้าอี้

การเลือกวัสดุมีผลต่อต้นทุนการเป็นเจ้าของ (TCO) ของเก้าอี้อย่างไร

การเลือกวัสดุมีผลต่อต้นทุนการเป็นเจ้าของ (TCO) เนื่องจากวัสดุที่ทนทาน เช่น กรอบโลหะและผ้าที่กันคราบ สามารถลดค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้โดยลดความจำเป็นในการเปลี่ยนทดแทนบ่อยครั้งและการทำความสะอาดอย่างละเอียด

การจัดซื้อจำนวนมากมีข้อดีอย่างไร

การจัดซื้อจำนวนมากสามารถทำให้ได้รับส่วนลดตามระดับ ประหยัดค่าขนส่ง และเพิ่มอำนาจต่อรองกับผู้จัดจำหน่าย

ความแตกต่างระหว่างการจัดหาสินค้าโดยตรงจากผู้ผลิตกับการจัดหาผ่านผู้จัดจำหน่ายอย่างเป็นทางการคืออะไร

การจัดหาสินค้าจากผู้ผลิตโดยตรงอาจมีราคาถูกกว่าและสามารถปรับแต่งได้มากกว่า แต่มักต้องใช้เวลานำส่งนานกว่า ผู้จัดจำหน่ายมีข้อดีเรื่องการจัดส่งที่รวดเร็วและสามารถสั่งซื้อในปริมาณน้อยได้ แต่โดยทั่วไปมีราคาสูงกว่า

การเจรจาสามารถช่วยยกระดับกลยุทธ์จัดซื้อสำหรับเก้าอี้สำนักงานได้อย่างไร

การเจรจาสามารถช่วยให้ได้มาซึ่งราคาที่ดีกว่า เงื่อนไขการชำระเงินที่เหมาะสม และบริการหรือสิทธิพิเศษเพิ่มเติม เช่น การประกอบ หรือการรับประกันต่อเนื่องจากผู้จัดจำหน่าย