Miten valita kustannustehokkaita kokoustuolia yritysten hankintoihin?

Ymmärrä kokotuolien omistamisen kokonaiskustannus

Hintaakin pidemmälle: arvonalenema, huolto ja vaihtojaksot

Jotain todellisen hinnan tarkasteleminen menee paljon pidemmälle kuin vain sen, mitä maksamme ostettaessa. Mitä enemmän jotain käytetään, sitä nopeammin se kuluu, ja kaikki pienet korjaukset kasautuvat yhä suuremmiksi. On hyvä miettiä, kuinka usein tiettyjä osia on puhdistettava tai kuluneet komponentit vaihdettava. Kun kohteet on lopulta kokonaan vaihdettava, syntyy toinen piilotettujen kustannusten kerros. Halvat toimistotuolit, jotka kestävät ehkä kaksi vuotta, täytyy vaihtaa noin viisi kertaa kymmenen vuoden aikana. Toisaalta laadukkaat kaupalliset tuolit voivat kestää yli vuosikymmenen, mikä vähentää vuosittaisia kustannuksia noin puoleen Eureka Ergonomic -tutkimuksen mukaan. Tämä pidempi näkökulma säästää rahaa pitkällä aikavälillä ja johtaa parempiin valintoihin siitä, mitä tuomme työtiloihimme.

Materiaalin kestävyys ja takuun yhdenmukaisuus: kuinka pinnanvuoja, runko ja mekanismi vaikuttavat 5 vuoden kokonaisomistuskustannuksiin

Materiaalien valinta vaikuttaa todella siihen, kuinka paljon jotain maksaa ajan myötä. Otetaan esimerkiksi polyesterialan sekaliitokset, jotka saattavat säästää noin 20 prosenttia alussa, mutta niitä täytyy puhdistaa kolme kertaa useammin verrattuna tahratuottavissa oleviin synteettisiin kankaisiin. Metallirungot kestävät noin kahdeksan vuotta pidempään verrattuna muovirunkoihin, mikä vähentää vaihtokustannuksia noin 34 prosenttia Ponemon Instituten vuoden 2023 tutkimusten mukaan. Takuukattavuus on yhtä tärkeää, erityisesti niiden osien kohdalla, jotka usein vikaantuvat, kuten kallistusmekanismit. Kun kattavuudessa on aukkoja, kokonaiskustannukset viiden vuoden aikana voivat nousta jopa seitsemäänkymmeneenneljään tuhanteen dollariin suurissa asennuksissa korjausten aiheuttaman seisokin vuoksi. Kannattaa etsiä toimittajia, jotka tarjoavat kymmenen vuoden takuun näille olennaisille liikkuville osille, jotta toiminta voidaan pitää sujumassa koko elinkaaren ajan ilman, että kustannukset karkaavat käsistä.

Optimoi kokonaisostojen tuolien hankinta

Tilavuuskynnykset, jotka avaavat portaittain alenevat alennukset ja säästöt rahtikuluissa

Ostamalla tavaroita suuremmassa määrin saa yleensä parempia hintoja, koska useimmat toimittajat tarjoavat portaittain rakennetut hinnoittelumallit. Kun joku tilaa noin 25 kohdetta tai enemmän, alennus on yleensä 5–7 prosenttia per kappale. Alennus kasvaa merkittävästi, kun määrä ylittää 100 yksikköä, jolloin säästöt voivat nousta jopa 15–20 prosenttiin. Nämä kustannusten alenemiset tulevat todella kannattaviksi, kun ne yhdistetään viisaampiin toimitusstrategioihin. Kaiken pakkaaminen yhteen täyteen kuorma-auton lastiin pienempien erien sijaan voi puolittaa kuljetuskustannukset. Otetaan esimerkiksi huonekalujen toimitus: 200 toimistotuolin lähettäminen kerralla isossa kuorma-autossa välttää ylimääräiset maksut paketin mittojen perusteella ja säästää rahaa useista käsittelyvaiheista kuljetuksen aikana. Tarkista aina etukäteen, mikä on toimittajan vähimmäistilauksen määrä ennen sopimuksen tekemistä, sillä näiden vaatimusten tunteminen auttaa neuvottelemaan paremmat hinnat ja sujuvat toimitusjärjestelyt myöhemmin.

Suora valmistaja vastaan valtuutettu jakelija: Toimitusaikojen, mukauttamisen ja katteen tasapainottaminen

Kun yritykset päättävät, miten tuotteensa hankkivat, ne tarkastelevat yleensä kolmea keskeistä tekijää: milloin tarvitsevat tuotteet, mitä lajia räätälöinti vaaditaan ja tietysti lopullinen kokonaishinta. Tilaaminen suoraan valmistajilta voi säästää 15–30 prosenttia verrattuna muihin vaihtoehtoihin ja antaa mahdollisuuden erikoisominaisuuksiin, kuten yritykselle räätälöityyn istuimiin tai ergonomisiin säädöillä, jotka sopivat tiettyihin työtiloihin. Mutta tässäkin on kuitenkin haittapuolensa. Useimmat valmistajat tarvitsevat noin 8–12 viikkoa ennen kuin voivat toimittaa näitä räätälöityjä tuotteita, ja he yleensä vaativat suurempia minimitilauksia kuin useimmat yritykset haluaisivat tehdä. Toisaalta valtuutettujen jakelijoiden kautta tilaaminen tarkoittaa tuotteiden saamista paljon nopeammin, yleensä 2–4 viikon kuluessa, ja mahdollisuutta tilata pienempiä määriä ilman pakkoa ostaa suuria eriä. Tämä helpotus kuitenkin maksaa usein 20–35 prosenttia enemmän kuin suora osto valmistajalta. Tilanteissa, joissa aika on kriittistä, jakelijat auttavat selvästi vähentämään toimitusketjun ongelmia. Kun on kysymys suurista tilauksista, jotka vaativat paljon räätälöintiä, on usein järkevää odottaa pidempään suorien valmistajatoimitusten vuoksi, vaikka toimitukset viivästyisivätkin. Älykkäin lähestymistapa tarkoittaa aina sitä, että katsoo yli pelkän hintalapun. On otettava huomioon kaikki ne lisäkustannukset, kuten kiireellisestä toimituksesta tai erikoismuutoksista aiheutuvat maksut, kun verrataan eri toimittajia löytääkseen oikean tasapainon nopeuden, laadun ja kokonaisarvon välillä.

Neuvottele strategisesti konferenssituolien toimittajien kanssa

Hyödynnä kilpailullisia tarjouksia, maksuehtoja ja lisäpalveluita (kokoonpano, logistiikka, palautukset)

Hyvät neuvottelutaidot muuttavat hankinnan pelkästään tavaran ostamisesta paljon arvokkaammaksi toiminnaksi yrityksille. Ensimmäinen askel on hankkia tarjouksia useilta toimittajilta, mieluiten noin kolmelta tai neljältä eri toimittajalta. Tämä antaa ostajille todellista neuvotteluvoimaa ja johtaa usein säästöihin, jotka ovat suuruusluokkaa 10–20 %, kun tilataan suuria määriä. Puhuttaessa toimittajien kanssa ei tulisi keskittyä ainoastaan yksittäisten tuotteiden hintoihin. Maksuehdot ovat myös tärkeitä. Jotkin yritykset tarjoavat esimerkiksi maksuaikaa 60 päivää vastaan 30 päivää, mikä auttaa kassavirran hallinnassa. Toiset saattavat tarjota pieniä palautuksia nopeista maksuista, kuten vähentämällä laskun kokonaissummasta noin 2 %, jos maksu saapuu kymmenen arkipäivän sisällä. Kannattaa myös kiinnittää huomiota ylimääräisiin etuihin. Esivalmistettujen osien toimitus voi säästää huomattavasti työvoimakustannuksissa, joskus jopa noin kolmanneksen. Logistiikan optimointi vaikuttaa myös kuljetuskustannuksiin pitkällä aikavälillä. On varmistettava, että tavaroita toimittava osapuoli vaihtaa virheelliset tuotteet ilman lisäkustannuksia takuun voimassaoloaikana. Näiden tyyppisten suhteiden rakentaminen johtaa parempiin sopimuksiin tulevaisuudessa ja pitää toimintakustannukset hallinnassa laadun kärsimättä.

Arvopohjainen suunnittelu etusijalle: Ergonomia, Kestävyys ja Budjetin täsmääminen

Kokouskoneja valitessa kestävyyden kannalta on tärkeintä löytää oikea tasapaino mukavuuden, kestävyyden ja budjettirajoitusten välillä. Hyvien tuolien tulisi sisältää ominaisuuksia, kuten säädettävät istuinosat, joiden avulla käyttäjät voivat asettautua mukavasti, kaarevat selkänojat, jotka todella auttavat alaselkäkivuissa, sekä vakaa jalusta, joka ei heilu, kun käyttäjä nojautuu taaksepäin. Nämä ominaisuudet tekevät suuren eron erityisesti maratonkokouksissa, joissa kaikki alkaa silti nyökätä. Laadukkaista materiaaleista valmistetut tuolit, kuten kestävä vaahtomuovitilaus, vankka metallirunko ja kahvinkeittimien syljennöistä selviytyvä kangas, kestävät tyypillisesti 40–60 % pidempään kuin edullisemmat vaihtoehdot. Tämä tarkoittaa vähemmän korvausostoksia myöhemmin, mikä säästää rahaa pitkällä aikavälillä. Etsi tuoleja, jotka ovat sertifioitu ANSI/BIFMA-standardeihin nähden perustasoksi, mutta älä ylilyö ostamalla ominaisuuksia, joita kukaan ei koskaan käytä, vain koska ne kuulostavat vaikuttavilta. Älykäs osto pitää kaikki tyytyväisinä ja mukavina samalla kun varmistetaan, ettei rahaa heitetä hukkaan asioihin, joilla ei ole merkitystä.

UKK

Mikä on kokonaisomistuskustannus (TCO) kokoustuoleille?

Kokoustuolien TCO sisältää paitsi alkuperäisen hankintahinnan, myös huoltokustannukset, poistot ja uusintajaksot tuolin käyttöiän aikana.

Miten materiaalin valinta vaikuttaa tuolin kokonaisomistuskustannukseen?

Materiaalin valinta vaikuttaa kokonaisomistuskustannukseen, sillä kestävät materiaalit, kuten metallirungot ja tahrankestävät kankaat, voivat vähentää kustannuksia ajan myötä minimoimalla tarpeen useisiin uusintoihin ja perusteellisiin puhdistuksiin.

Mitkä ovat suurhankintojen edut?

Suurhankinnat voivat avata portaittain laskeneet alennukset, säästöjä rahtikuluissa ja parantaa neuvotteluvoimaa toimittajien kanssa.

Mitkä ovat erot valmistajilta suoraan hankkimisen ja valtuutettujen jakelijoiden kautta hankkimisen välillä?

Valmistajilta hankkiminen voi olla edullisempaa ja tarjota enemmän räätälöintimahdollisuuksia, mutta se vaatii usein pidempiä toimitusaikoja. Jakelijat tarjoavat nopeampaa toimitusta ja pienempiä tilausmääriä, yleensä korkeammalla hinnalla.

Kuinka neuvottelu voi parantaa toimistotuolien hankintastrategiaa?

Neuvottelulla voidaan saavuttaa parempia hinnoitteluehtoja, maksuehtoja sekä lisäpalveluita tai etuja, kuten kokoonpanoa tai laajennettuja takuutuotteita, toimittajilta.