Hogyan biztosítható az ergonomikus székek folyamatos ellátása vállalatok számára?

Pontosan előrejelezze a vállalati keresletet az ergonomikus székek hiányának megelőzéséhez

A hibrid munkavégzési minták és irodai átalakítások összekapcsolása az ülőhelyigény ingadozásával

A hibrid munkarend miatt napjainkban szinte lehetetlen megjósolni, hogy ki fog ténylegesen megjelenni az irodában minden egyes napon. A dolgozók ide-oda ingáznak otthon és a munkahely között, így a székek elérhetősége egész héten hullámzóan változik. Amikor a vállalatok áttérnek a hot desking rendszerre, vagy nyitott irodák kialakításával újrastrukturálják a tereket, a helyzet még kaotikusabbá válik, mivel az embereknek már nincsenek kijelölt, fix helyeik. Ennek eredménye? A csúcsidőszakok váratlanul szűk időablakokba sűrűsödnek. A vállalatoknak folyamatosan nyomon kell követniük a pillanatnyi elfoglaltsági szinteket, alaposan elemezniük kell, hogyan váltogatják különböző részlegek az irodába járást, és mélyen bele kell ásniauk a múltbeli használati statisztikákba, hogy azonosíthassák az évszakok és hetek során megjelenő trendeket. Vegyük például a hét közepét: a legtöbb irodában kb. 40 százalékkal nagyobb az igény a munkahelyi székek iránt, mint a hétfő reggeli órákban. Az okos vállalatok valós adatokon alapuló dinamikus modelleket használnak, hogy ennek megfelelően szabályozzák bútorállományukat: elkerülik, hogy váratlanul elfogyjanak a székek, amikor mindenki egyszerre jelenik meg, de ugyanakkor nem költenek feleslegesen olyan sok székre, amelyek lassú időszakokban csak porosodnának.

Az HR beavatási adatok, az ingatlanhasználat és a foglaltsági elemzések integrálása az igénymodellekbe

A pontos előrejelzés három hiteles adatfolyam összekapcsolásán múlik:

• HR beavatási ütemtervek , amelyek jelzik az új munkavállalók indulásának dátumát és a kiinduló székigényt;
• Ingatlantervek , beleértve a bővítéseket, koncentrálásokat vagy szintátalakításokat, amelyek közvetlenül hatással vannak az összes ülőhely kapacitásra; és
• Foglaltsági szenzoradatok , amelyek felfedik a tényleges kihasználtságot szint, részleg és munkaállomás-típus szerint – így feltárva az eltéréseket a tervezett és a megfigyelt használat között.

Ha ezeket az adatokat integrálják, akkor előrejelző algoritmusok táplálására szolgálnak, amelyek figyelmeztetnek a közelgő keresletnövekedésre, figyelembe veszik az épületfelújításokat vagy csoportáthelyezéseket, és támogatják az időben történő beszerzést. Az ilyen módszert alkalmazó szervezetek 18%-os csökkenést érnek el a raktározási költségekben, és folyamatosan 95%-os teljesítési arányt érnek el a csúcsidőszakos beilleszkedési ciklusok alatt.

Térdigazolt ergonomikus székek tömeges beszerzésének optimalizálása a teljes tulajdonlási költség (TCO) alkalmazásával

3–5 éves TCO-modellezés: A tartósság, garancia, szervizmunka és a termelékenységre gyakorolt hatás figyelembevétele

Az intelligens beszerzés a kezdeti költségeken túlra tekint. Egy alapos 3–5 éves teljes tulajdonlási költség (TCO) modell értékeli a tartósságot, a garanciális fedezetet, a szervizmunkát, valamint az alkalmazottak egészségére és teljesítményére gyakorolt mérhető hatást. A szakmai szabványokból és függetlenül felülvizsgált munkahelyi egészségügyi tanulmányokból származó kulcsfontosságú mutatók szerint:

• A prémium ergonomikus székek 7–12 évig tartanak – majdnem háromszor annyi ideig, mint a 3–5 évig használható olcsóbb alternatívák;
• A 10 év feletti garanciával rendelkező székek hosszú távon 60%-kal csökkentik a javítási költségeket (iparági mutatók, 2023);
• A tanúsítvánnyal rendelkező ergonomikus beállítások szervizszerződés nélkül esetenként 120 dollárba kerülnek;
• A megfelelő deréktámasztás és testtartás-támogatás 31%-kal csökkenti a mozgásszervi betegségeket, így átlagosan évi 17 000 dollárt takarít meg alkalmazottanként a hiányzások, a fluktuáció és a munkavállalói kárigények csökkenése miatt.

Miért növelik a hosszú távú költségeket az alacsony egységárú ergonomikus székek: Bizonyítékok az életciklus-hatékonysági összehasonlításokból

Az életciklus-elemzés folyamatosan cáfolja az „alacsony költség = alacsony kockázat” feltételezést. Bár a költségkímélő székek átlagosan 220 USD/db-ért kaphatók, míg a tanúsított ergonomikus modellek 600 USD felettiek, az ő 4 éves TCO-juk meghaladja a prémium lehetőségeket 40%-kal, ha figyelembe vesszük:

• Háromszoros cserének gyakoriságát;
• évi 290 USD termelékenységkiesést székenként a kényelmetlenségből eredő figyelemelterelődés és fáradtság miatt; és
• 18 000 USD összesített HR-költséget 100 székenként – beleértve a testtartással kapcsolatos távollétet, korai elbocsátást és az ergonomiai újraértékeléseket.

A vezető gyártók 2023-as összehasonlító adatai megerősítik, hogy a középkategóriás ergonomikus székek – az ISO 9241-5 és BIFMA e3 szabványnak megfelelően tervezve – 23%-kal alacsonyabb 5 éves TCO-t biztosítanak, annak ellenére, hogy kezdeti beruházásuk magasabb.

Megbízható, végpontok közötti ellátási lánc biztosítása ergonomikus székek szállításához

Fokozatos szállítási koordináció az épület felkészültségével, az IT bevezetéssel és a változásmenedzsment határidőivel

Az ergonomikus székek irodába történő beszerzése illeszkednie kell a munkahelyi változtatások átfogó képébe, nem szabad külön feladatként kezelni. Nagy jelentőséggel bír az időzítés, amikor ezeket a székeket szállítják. Akkor érkeznek meg, amikor az ingatlanok átrendezésre kerülnek, miután az IT befejezte a kábelezési munkákat, és körülbelül akkor, amikor a dolgozók képzéseken vagy új alkalmazottak bevezetésén vesznek részt. Tapasztalataink szerint időt és pénzt takaríthatunk meg, ha a székek akkor érkeznek meg, amikor a hálózati kábelek már kész állapotban vannak, de még mielőtt az emberek elkezdenének átköltözni az új asztalaikhoz. Saját tapasztalataink azt mutatják, hogy ez a módszer csökkenti az erőforrás-pazarlást, felgyorsítja a folyamatot, és a Facilities Management Association 2022-es adatai szerint kb. 37%-kal csökkenti a munkaerő-költségeket. A különböző részlegek – mint az ingatlan, az IT, az HR és az üzemeltetés – közötti tervezés segít felismerni azokat a bonyolult helyzeteket, amikor korlátozott lehet a hozzáférés építkezés alatt, vagy amikor bizonyos részlegeknek elsőként kell költözniük.

SLA-k érvényesítése tartozékok szállítására (<48 óra) és tanúsított helyszíni ergonomikus székjavításokra

Az üzemeltetés folyamatossága az érvényesíthető szolgáltatási szintű megállapodásoktól függ – nem a beszállítói ígérektől. Követelje meg a szállítóktól, hogy garantsák:

1. Tartozékok kiszállítását 48 munkaórán belül kritikus alkatrészekre (görgők, gázemelők, karfacsuklók);
2. Helyszíni javításokat BIFMA-tanúsítvánnyal rendelkező technikusok által öt munkanapon belül; és
3. Kölcsönszék biztosítását minden, 48 óránál hosszabb javítás esetén.

A gyártók, amelyek élettartamra szóló keretgaranciát kínálnak, 29%-kal csökkentik az összes életciklus-költséget a költséghatékony alternatívákhoz képest – és a szabványosított javítási protokollok megakadályozzák a helytelen beállításokat, amelyek veszélyeztetik az ergonómiai integritást. Ezek az SLA-k nem mellékesek; alapvetőek ahhoz, hogy fenntartsák az egészség, megfelelőség és termelékenység előnyeit, amelyeket az ergonomikus székek nyújtani hivatottak.

GYIK

Miért fontos az pontos előrejelzés az ergonomikus székek beszerzésénél?

A pontos prognosztizálás hozzájárul az ellátás és a kereslet hatékony kezeléséhez, biztosítva, hogy a székek hiánya ne okozzon működési zavart, ugyanakkor elkerülje a felesleges készleteket, amelyek növelik a költségeket.

Milyen tényezőket kell figyelembe venni az ergonomikus székek teljes tulajdonlási költségének (TCO) elemzésekor?

A TCO-elemzésnek figyelembe kell vennie a tartósságot, a garanciális feltételeket, a szervizmunkát és a termelékenységre gyakorolt hatást, hogy a döntések a hosszú távú értékre alapozódjanak, nem csupán a kezdeti költségekre.

Hogyan biztosíthatják a vállalkozások az ergonomikus székek megbízható szállítását?

Fokozatos szállításokat kell szervezni az üzemeltetési, az informatikai és a változásmenedzsment időkeretéhez igazodva, valamint szervízszint-szerződéseket kell alkalmazni a pótalkatrészekre és javításokra vonatkozóan.