Как да се осигури стабилно предлагане на ергономични столове за компании?

Точно прогнозиране на корпоративното търсене, за да се предотвратят недостиги на ергономични столове

Свързване на моделите на хибриден труд и преустройването на офисите с променливото търсене на мебели за сядане

Хибридният модел на работа е направил предсказването кой всъщност ще дойде в офиса всеки ден почти невъзможно напоследък. Служителите преминават ту от дома, ту към работното място, поради което наличността на столове се покачва и спада като на влакче през седмицата. Когато компаниите преминат към система за споделени работни места или преустроят пространствата си като открити офиси, положението става още по-хаотично, тъй като хората вече нямат постоянни места. Резултатът? Върховите натоварености се концентрират в по-кратки периоди без предупреждение. Предприятията трябва да следят текущите данни за заетост, внимателно да анализират ротацията на различните отдели в офиса и да проучват миналата употреба, за да разпознаят тенденции през сезоните и седмиците. Например посредствената седмица — повечето офиси регистрират около 40 процента по-голямо търсене на места за сядане в сравнение с понеделничните сутрини. Умните компании използват динамични модели, базирани на реални данни, за да коригират съответно своя мебелен фонд — те избягват недостиг, когато всички пристигнат неочаквано, но също така не губят пари, като купуват твърде много столове, които после събират прах през периодите на ниска заетост.

Интегриране на данни от HR процеса за въвеждане, информация за имотните площи и аналитика за заетост в моделите на търсенето

Точното прогнозиране зависи от синтезирането на три авторитетни потока данни:

• Графици за въвеждане на нови служители , които показват датите за започване на новите служители и базовите изисквания за брой столове;
• Планиране на имотите , включително разширяване, консолидация или преустройство на етажи, които директно повлияват общия капацитет на седящите места; и
• Данни от сензори за заетост , които разкриват реалното използване по етажи, отдели и тип работно място – разкривайки несъответствия между планираното и наблюдаваното използване.

Когато се интегрират, тези входни данни захранват предиктивни алгоритми, които сигнализират за предстоящи върхове в търсенето, коригират при ремонт или преместване на екипи и подпомагат набавяне точно навреме. Организациите, използващи този подход, отчитат 18% намаление на разходите за складиране и постоянно постигат нива на изпълнение от 95% по време на пикови периоди на въвеждане.

Оптимизиране на набавянето на ергономични столове чрез общата цена на собственост (TCO)

моделиране на общите разходи за притежание (TCO) за 3–5 години: Включване на издръжливостта, гаранцията, сервизната работа и въздействието върху производителността

Интелигентното набавяне отчита повече от първоначалната цена. Строго модел за общите разходи за притежание (TCO) за 3–5 години оценява издръжливостта, обхвата на гаранцията, сервизната работа и измеримото въздействие върху здравето и производителността на служителите. Основни референтни показатели от отраслови стандарти и рецензирани проучвания за здравето в работната среда показват:

• Премиум ергономичните столове служат 7–12 години – почти три пъти повече от бюджетните алтернативи със срок на живот от 3–5 години;
• Столовете с гаранция от 10 или повече години намаляват дългосрочните разходи за ремонт с 60% (Отраслови референтни показатели 2023);
• Сертифицираните ергономични настройки струват 120 щатски долара на инцидент при липса на сервизни договори;
• Правилната лумбална подкрепа и поддържане на позата намаляват мускулно-скелетните разстройства с 31%, като осигуряват средна годишна икономия от 17 000 щатски долара на засегнат служител чрез намаляване на отсъствията, текучестта и исканията за обезщетения на работници.

Защо столовете с ниска цена на единица увеличават дългосрочните разходи: Доказателства от еталонни анализи на жизнения цикъл

Анализът на жизнения цикъл системно опровергава предпоставката „ниска цена = нисък риск“. Въпреки че бюджетните столове имат средна цена от 220 щ.д. на единица спрямо над 600 щ.д. за сертифицирани ергономични модели, общите им разходи за 4 години надвишават тези на премиум вариантите с 40%, като се имат предвид:

• Три пъти по-честа честота на подмяна;
• по 290 щ.д. годишно загуби в производителността на стол поради дискомфорт, отвличане на вниманието и умора;
• 18 000 щ.д. натрупани разходи, свързани с кадровите служби, на всеки 100 стола – включително отсъствие поради проблеми с държането на тялото, ранно напускане и повторни ергономични оценки.

Както потвърждават данните от еталонните изследвания на водещи производители от 2023 г., столовете със среден клас ергономия – проектирани съгласно ISO 9241-5 и сертифицирани по BIFMA e3 – осигуряват с 23% по-ниски общоразходи за 5 години, въпреки по-високата първоначална инвестиция.

Осигурете надежден верига за доставка от край до край за доставки на ергономични столове

Координация на фазово доставяне с готовност на обекта, стартиране на ИТ инфраструктурата и графици за управление на промените

Внасянето на ергономични столове в офиса трябва да се вписва в по-голямата картина на промените на работното място, а не да се разглежда като отделна задача. Времето за доставка на тези столове има голямо значение. Те трябва да пристигнат, когато се извършват преустройства на помещенията, след като IT отделът приключи с кабелните си работи и около момента, в който служителите преминават през обучителни сесии или въвеждане на нови служители. Установихме, че доставката на столовете след като мрежовите кабели са напълно подготвени, но преди хората да започнат да се местят на новите си бюра, спестява време и пари. Нашите наблюдения показват, че този подход намалява загубата на усилия, ускорява процеса и всъщност намалява разходите за труд с около 37% според данни от Асоциацията по управление на сгради и имоти от 2022 г. Планирането в сътрудничество между различни отдели като имоти, IT, кадри и операции помага да се предвидят сложни ситуации, при които достъпът може да бъде ограничен по време на строителни дейности или когато определени отдели трябва да се преместят първи.

Прилагане на SLA за доставка на резервни части (<48 ч) и сертифицирани поправки на офис столове на място

Експлоатационната непрекъснатост зависи от приложими споразумения за ниво на услуга, а не от обещания на доставчици. Изисквайте от доставчиците да гарантират:

1. Доставка на резервни части в рамките на 48 работни часа за критични компоненти (колелца, газови пружини, механизми на странични облегалки);
2. Поправки на място от техници, сертифицирани по BIFMA в рамките на пет работни дни; и
3. Осигуряване на временни столове за всички поправки, които надвишават 48 часа.

Производителите, предлагат гаранция за целия живот на рамата, намаляват общите разходи през целия жизнен цикъл с 29% в сравнение с бюджетни алтернативи; стандартизираните протоколи за поправка предотвратяват неправилни настройки, които компрометират ергономичната цялостност. Тези SLA не са допълнителни — те са основа за осигуряване на ползите за здраве, съответствие и производителност, които ергономичните столове трябва да осигурят.

ЧЗВ

Защо е важна точната прогноза при набавянето на ергономични столове?

Точното прогнозиране помага за ефективното управление на предлагането и търсенето, като се гарантира, че липсата на столове няма да доведе до прекъсвания в дейността, както и се избягва излишната наличност, която увеличава разходите.

Какви фактори трябва да се имат предвид при анализиране на общата цена на притежание (TCO) за ергономични столове?

Анализът на TCO трябва да включва разглеждането на издръжливостта, гаранцията, сервизната работа и въздействието върху производителността, за да се вземат обосновани решения за дългосрочната стойност, а не само за първоначалните разходи.

Как могат бизнесите да гарантират надеждно доставяне на ергономични столове?

Осъществявайте етапни доставки, координирани с графиките на обектите, ИТ и промените в управлението, и прилагайте споразумения за ниво на обслужване за резервни части и ремонти.