איך להבטיח אספקה יציבה של כיסאות ארגונומיים לארגונים?

חזה את הביקוש הארגוני במדויק כדי למנוע חוסר בכיסאות ארגונומיים

מיפוי דפוסי עבודה היברידית ושינוי תצורת offices לביטחון ביקוש למושבים

ההתקנה של עבודה משולבת הופכת את ניסיון החיזוי של מי יופיע בפועל במשרד בכל יום לבלתי אפשרי בימים אלה. העובדים מחליפים שוב ושוב בין עבודה מהבית לבין העבודה במקום, ולכן הזמינות של כסאות עולה ויורדת כמו רולר קוסטר במהלך השבוע. כשחברות עוברות למשרדים חמים או משנות את תצורתן למשרדים פתוחים, המצב הופך עוד יותר מבולגן, כיוון שאנשים כבר לא מחזיקים במקומות קבועים. התוצאה? זמני שיא שוקעים בתקופות קצרות ללא אזהרה מוקדמת. על עסקים לשמור על מעקב אחר מספרי התפוסה הנוכחיים, לבחון בקפידה את אופן הסיבוב של מחלקות שונות במשרד, ולנקר בסטטיסטיקות שימוש עבר כדי לזהות מגמות לאורך עונות ושעות. קחו לדוגמה את אמצע השבוע – ברוב המשרדים רואים דרישה לישיבה שגדולה ב-40 אחוז לעומת בוקר יום שני. חברות חכמות משתמשות במודלים דינמיים המבוססים על נתונים אמיתיים כדי להתאים בהתאם את מלאי הרהיטים שלהן – הן מprevות מחסור כשכולם מופיעים באופן לא צפוי, אך גם לא מבזבזות כסף על קניית יתר של כסאות שפשוט יאגדו אבק בתקופות שקטות.

שילוב נתוני הטמעה של משאבי אנוש, טביעות רגלי נדל״ן וניתוח כ occupancy במודלי דרישה

תחזית מדויקת תלויה בשילוב של שלושה מקורות נתונים מוסמכים:

• לוחות זמנים להטמעה במשאבי אנוש , שמציינים את תאריכי ההתחלה של עובדים חדשים ודרישות הכסאות הבסיסיות;
• תוכניות נדל״ן , הכוללות הרחבות, איחודים או שינויי תצורה של קומות שמשפיעים ישירות על סך הקיבולת של המקומות לשבת; ו-
• נתוני חיישני תפוסה , שמגלים את השימוש בפועל לפי קומה, מחלקה וסוג עמדת עבודה – ומגלים פערים בין התכנון לשימוש הנצפה.

כאשר משלבים אותם, קלטים אלו מזינים אלגוריתמים חיזוי שמזהים עלות בדרישה קרובה, מתאימים לשיפוצי מבנים או העברות צוותים, ותומכים באספקה בזמן אמת. ארגונים המשתמשים בגישה זו דיווחו על ירידה של 18% בעלויות אחסון והשיגו באופן עקבי שיעור מילוי של 95% במהלך מחזורי ההטמעה המפולשים.

אופטימיזציה של רכש מרוכז של כסאות ארגונומיים באמצעות עלות בעלות כוללת (TCO)

מודל עלות כוללת ל-3–5 שנים: שילוב של עמידות, אחריות, עלות שעת עבודה לשירות ותפוקה

רכש חכם מתחשב גם מעבר לעלות הראשונית. מודל עלות כוללת (TCO) מדויק ל-3–5 שנים מעריך את העמידות, תקופת האחריות, עלות שעת עבודה לשירות, והשפעה מודדת על בריאות העובדים והתפוקה. מדדי מבחן עיקריים מתקני תעשייה ומבחני בריאות במקום עבודה מוסקמים ע"פ מחקר אקדמי מראים:

• כיסאות ארגונומיים איכותיים עמידים 7–12 שנים – כמעט פי שלושה מכיסאות זולים בעלי תוחלת חיים של 3–5 שנים;
• כיסאות עם אחריות של 10 שנים ומעלה מקטינים את עלות התיקונים לטווח הארוך ב-60% (מדדי מבחן תעשייתיים 2023);
• התאמות ארגונומיות מאושרות עולות 120 דולר למקרה ללא הסכמי שירות;
• תמיכה נכונה בגב התחתון ובהחזקת גוף מורידה את מקרי הפרעות מוסקלו-סקילטיות ב-31%, ומחסיכה בממוצע 17,000 דולר לשנה לכל עובד חולה, על ידי הפחתת היעדרות, תחלוף עובדים ותביעות ביטוח תעסוקתי.

מדוע כיסאות ארגונומיים במחיר יחידה נמוך מגדילים את העלות לטווח ארוך: ראיות ממדדי יעילות מחזור חיים

ניתוח מחזור חיים מפריך באופן עקבי את ההנחה ש'עלות נמוכה = סיכון נמוך'. אם כי כיסאות 저ים ממוצעים 220$ ליחידה לעומת 600$ ואילך לכיסאות ארגונומיים מאומתים, העלות הכוללת ל-4 שנים שלהם עולה על הכיסאות המתקדמים ב-40% כאשר לוקחים בחשבון:

• שלוש פעמים יותר תחלופות;
• 290$ לשנה באיבודי תפוקה לכל כיסא עקב הסחות דעת ועייפות הנובעות מאי נוחות; ו
• 18,000$ בסך הכלויות קשורות משאבי אנוש לכל 100 כיסאות – כולל היעדרות עקב בעיות בהחזקת גוף, פרישה מוקדמת, ושימושים מחדש של הערכות ארגונומיות.

כפי שמוכח בנתוני השוואתיות לשנת 2023 של יצרנים מובילים, כיסאות ארגונומיים בקטגוריה הבינונית – שתוכננו לפי ISO 9241-5 ואומתו לפי BIFMA e3 – מספקים ירידה של 23% בעלות הכוללת ל-5 שנים, על אף ההשקעה הראשונית הגבוהה יותר.

בטוחו בסיפוק מהימן ושלם לשרשרת האספקה של כיסאות ארגונומיים

תיאום משלבי אספקה בהתאם להיערכות המתקן, השקעת IT, וזמני ניהול שינוי

הכנסת כיסאות ארגונומיים למשרד צריכה להתאים לתמונה הגדולה יותר של שינויים במקום העבודה ולא להתייחס אליהם כאל משימה נפרדת. התזמון חשוב מאוד כשמדובר במשלוח הכיסאות הללו. הם צריכים להגיע כאשר המתקנים עוברים סידור מחדש, לאחר שצוות ה-IT מסיים את עבודות הכבלים, וסביב הזמן שבו העובדים עוברים הדרכות או אוריינטציות לעובדים חדשים. גילינו שאספקת הכיסאות לאחר שכבלי הרשת מוכנים אך לפני שאנשים מתחילים לעבור לשולחנות החדשים שלהם חוסכת זמן וכסף. הניסיון שלנו מראה שגישה זו מצמצמת מאמץ מבוזבז, מאיצה את העניינים ולמעשה מפחיתה את עלויות העבודה בכ-37%, על פי נתוני איגוד ניהול המתקנים משנת 2022. תכנון בין מחלקות שונות כמו נדל"ן, IT, משאבי אנוש ותפעול מסייע בזיהוי מצבים מסובכים שבהם הגישה עשויה להיות מוגבלת במהלך הבנייה או כאשר מחלקות מסוימות צריכות לעבור תחילה.

אכיפת הסכמי רמת שירות למשלוח חלקי חילוף (<48 שעות) ותיקוני כסאות ארגונומיים במקום

הרצף האופרטיבי תלוי בהסכמים להבטחת רמת שירות - ולא בהבטחות של ספקים. דרשו מהספקים להבטיח:

1. משלוח חלקי חילוף בתוך 48 שעות פעילות לרכיבים קריטיים (גלגלים, מנגנוני גז, זרועות משענת ידיים);
2. תיקון במקום על ידי טכנאים מאושרים לפי BIFMA בתוך חמישה ימי עבודה; וכן
3. השבתת כסאות מחליפים לכל תיקון שארך יותר מ-48 שעות.

יצרנים המציעים אחריות לחיי מוצר על מסגרת מורידים את עלות מחזור החיים הכולל ב-29% בהשוואה לחלופות 저ות תקן - ופרוטוקולי תיקון סטנדרטיים מונעים התאמות לא תקינות שמפירות את השלמות הארגונומית. הסכמי רמת שירות אלו אינם עיקריים בלבד - הם מהווים בסיס לשמירה על היתרונות בריאות, תאימות ודאיור העבודה שמכסי הארגונומיה מיועדים לספק.

שאלות נפוצות

למה חשוב прогнозה מדויקת לקניית כסאות ארגונומיים?

תחזית מדויקת עוזרת בניהול יעיל של ביקוש והיצע, ומבטיחה שמחסור בכיסאות לא יוביל להפרעות בפעילות, ובמקביל מונעת מלאי עודף שמגדיל את העלות.

אילו גורמים יש לקחת בחשבון בעת ניתוח עלות בעלות כוללת (TCO) לכיסאות ארגונומיים?

ניתוח TCO צריך לכלול שיקולים של עמידות, אחריות, עבודה טכנית ושפעת על היצרנות, כדי לקבל החלטות מושכלות בנוגע לערך ארוך-טווח ולא רק עלויות ראשוניות.

כיצד יכולים עסקים להבטיח מסירה מהימנה של כיסאות ארגונומיים?

לבצע מסירות בשלבים שמתואמות עם זמני ההתקנה, טכנולוגיה מידע וניהול שינוי, וגם לאכוף הסכמי רמת שירות עבור חלקי חילוף ותיקונים.