الكراسي المكتبية الموثوقة ضرورية لمشتريات الشركات

لماذا تصبح الكرسي الرخيص مكلفًا بسرعة

غالبًا ما تتعامل فرق الشراء التجارية مع كرسي المكتب باعتباره سلعةً عادية. فالمنطق يقول: «الكرسي هو الكرسي»، وبالتالي يفوز العرض الأقل سعرًا. لكن هذا التفكير ينهار بمجرد أخذ سجلات الصيانة ودورات الاستبدال في الاعتبار. فقد يستمر كرسي منخفض التكلفة لمدة ثمانية عشر شهرًا فقط في مركز اتصال مزدحم قبل أن يتعطل رافع الغاز أو تتشقق مسند الذراعين. وبهذه الوتيرة، فإن استبدال مئة كرسي يكلّف أكثر من شراء كراسي عالية الجودة منذ البداية، خصوصًا عند أخذ تكاليف التخلّص منها والوقت الضائع وانزعاج الموظفين في الحسبان. والتكلفة الحقيقية للكراسي ليست السطر المذكور في أمر الشراء، بل هي إجمالي النفقات على مدى دورة خدمة مدتها خمس سنوات.

معايير «بيفما» (BIFMA) تُفرّق بين الكراسي الحقيقية والمحاكاة

تُنشئ رابطة مصنّعي الأثاث التجاري والمؤسسي معايير أداء يجب على فرق المشتريات الجادة أن تكون على دراية بها. ويشمل المعيار BIFMA X5.1 الكراسي المكتبية ذات الاستخدام العام، ويحدّد معايير الاختبار الخاصة بالاستقرار والمتانة والقدرة على التحمل تحت أحمال متكررة. والكرسي الذي يجتاز اختبارات BIFMA يكون قد تحمّل دورات تحاكي سنوات من الاستخدام اليومي الفعلي. وقد يبدو الكرسي غير الخاضع لهذا الاختبار مماثلاً تماماً في صورة الكتالوج، لكنه يفشل بسرعة في بيئة العمل الحقيقية. وغالباً ما يرث مدراء المشتريات مستودعاً كاملاً من الكراسي التي تهتز بعد ستة أشهر فقط إذا أغفلوا هذه الفحوصات. ولذلك فإن طلب تقارير الامتثال لمعايير BIFMA هو أسرع وسيلة لاستبعاد الأثاث الذي يبدو تجارياً فقط.

ما الذي يحدث فعليًّا عند ارتكاب خطأ في الشراء

طلبت شركة تأمين إقليمية في ولاية أوهايو ٣٠٠ كرسي اقتصادي لمكتب المطالبات الذي أُعيد تجديده حديثًا. وخلال أربعة عشر شهرًا، تضرَّر ما يقارب ثلث الكراسي بانكسار في مسند الذراعين أو غمر في الأسطوانة. وقضى فريق المرافق وقتًا أطول في إصلاح الكراسي مقارنةً بالوقت الذي قضاه في معالجة مشكلات أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC) خلال تلك السنة. وعند تجديد العقد الإيجاري، استبدلت الشركة جميع الكراسي الثلاثمائة بكراسي مكتبية متوسطة الفئة ذات هيكل شبكي تحمل شهادة BIFMA. وكلف كل كرسي من الكراسي الجديدة ضعف تكلفة الكرسي الاقتصادي تقريبًا، لكن العامين الأولين لم تسجَّل فيهما أي بلاغات إصلاح على الإطلاق. والدرس المستفاد من هذا المشروع بسيط: القرارات الشرائية التي تُتَّخذ دون الاعتماد على بيانات متانة المنتج تتحوَّل في النهاية إلى مشكلات تواجه إدارة المرافق.

الوظيفية ليست شعار تسويق

كُرسي المكتب الموثوق يدعم الجسم بطرقٍ تتجاهلها الكراسي الرخيصة. ويجب أن يكون دعم القسم القطني قابلاً للضبط بشكل مستقل عن زاوية ظهر الكرسي. كما يجب أن يسمح مقعد الكرسي بتعديل كافٍ في العمق ليتمكن الموظفون الأقصر والأطول على حد سواء من الجلوس دون شعور بأي ضغط خلف الركبتين. وينبغي أن تتحرك مساندات الذراعين في الارتفاع والعرض لتتناسب مع إعدادات المكاتب المختلفة. وتُشير إدارة السلامة والصحة المهنية إلى أن اتخاذ وضعيات ثابتة لفترات طويلة يشكّل عاملاً خطراً على اضطرابات الجهاز العضلي الهيكلي، وأن الكرسي الذي يُثبِّت المستخدم في وضعية واحدة يفاقم هذه المشكلة. ولذلك، ينبغي على فرق المشتريات طلب وحدة تجريبية قبل الالتزام بأمر جماعي، لأن الكرسي الذي يبدو مريحاً لمدة خمس دقائق قد يتسبب في انزعاج حقيقي بعد يوم عمل كامل.

تؤثر خيارات النسيج والرغوة في المظهر على المدى الطويل

كُرسي مكتبي يُستخدم ثماني ساعات في اليوم، وخمسة أيام في الأسبوع، يتراكم عليه التآكل الذي لا تراه العروض في قاعات العرض أبدًا. وشبكات الظهر تسمح بمرور الهواء جيدًا، لكنها قد تترهل إذا كان نظام التوتر رديئًا. أما الجلد المركَّب فيبدو جذّابًا في البداية، لكنه يتقشَّر خلال بضع سنوات تحت الاستخدام اليومي. وتتفوَّق أقمشة التنجيد عالية الجودة ذات التصنيف المرتفع لمقاومة التآكل على الجلد المركَّب من حيث المتانة، كما أن سعرها أقل من الجلد الطبيعي عالي الجودة. وكثافة الرغوة مهمةٌ أيضًا. فرغوة الكثافة المنخفضة تنضغط بسرعة، وتترك المستخدمين يجلسون مباشرةً على الإطار. أما المصنع الموثوق فيستخدم رغوة مصبوبة بكثافة متجانسة، ويقدِّم خيارات أقمشة مصنَّفة لدورات العمل التجارية. ونادرًا ما تظهر هذه التفاصيل في صفحة المنتج، لكنها تحدد ما إذا كان الكرسي لا يزال يبدو أنيقًا بعد عامين.

ما الأسئلة التي يجب طرحها قبل توقيع طلب جماعي

بضعة أسئلة مباشرة يمكن أن تحمي ميزانية المشتريات. اطلب تقرير اختبار «بيفما» (BIFMA) للنموذج المحدد قيد الدراسة، وليس لمجرد كرسي مشابه ضمن نفس السلسلة. واطلب مواصفات كثافة الإسفنج ومعدل مقاومة التآكل للقماش، المُقاس بعدد دورات «مارتينديل» (Martindale). وتأكد من توفر قطع الغيار مثل العجلات والأسطوانات ووسائد الذراعين لمدة لا تقل عن خمس سنوات. وتحقق مما إذا كانت المصنع قادرًا على تنفيذ ألوان مخصصة أو تطريز الشعار دون تأخير في الإنتاج. وقد أمضت شركة «بوكي» (Boke) أكثر من عقدٍ من الزمن في تصميم كراسي المكاتب مع التركيز على هذه الاعتبارات العملية، وذلك عبر تصميم داخلي وإنتاج ذاتي يضمنان ثبات الجودة من النموذج الأولي إلى الكميات الكبيرة. وللفريق المسؤول عن المشتريات الذي يبحث عن مقاعد موثوقة دون تكاليف مبالغ فيها، فإن هذا النوع من العلاقة المباشرة مع المصنع يلغي العديد من مخاطر سلسلة التوريد المعتادة.